今回は本社オフィスが新しくリニューアルされたということで、そのうらがわに迫ります。

オフィスリニューアルメンバー紹介
　 総務課　高田・中藪
　 情報システム課　東
　 営業業務課　立野・野地

― リニューアルを行うことになったきっかけ

高田：これまでは固定席での業務が中心だったため、特定のメンバーとのみコミュニケーションが偏る傾向がありました。また、オフィスの設備も年数を経て老朽化し、来訪者に対して昔ながらの古い会社という印象を与えてしまう懸念がありました。さらに、セキュリティ面にも課題がありました。こうした背景から、より時代に即した働きやすい環境を整えるため、オフィスリニューアルを決定しました。

― 実際、リニューアルをするうえで苦労したことは

中藪：オフィスのレイアウトやデザインに悩んだのはもちろんですが、それ以上に大変だったのは、社員の皆さんの「働き方」を変えることでした。
固定席からフリーアドレスへ移行するにあたり、多くの不安の声が上がりました。例えば、毎日座る場所が変わることや、「資料の管理」「電話対応」といった、これまで固定化されていた業務の運用方法に対する戸惑いです。
そこで、単にオフィスの形を変えるのではなく、「なぜ変えるのか」を丁寧に伝えることを大切にしました。フリーアドレスの目的やメリットを共有し、少しずつ意識を変えていくことで、新しい働き方への理解を深めてもらうことに努めました。

東：悩みや苦労はあったといえばありましたが、比較的スムーズにいけたなという印象です。
ご存じの方もいるかと思いますが情報システム課では以前より、フリーアドレスを試したり、オフィス家具を入れ替えたり・・・と色々活動していました。そういった中で自分たちにとって効率がいい形はどういったものかを時間をかけて模索することができました。

野地：「働きやすいオフィスって、どんなもの？」
そんな問いからスタートし、レイアウトやデザイン、備品の選定・手配まですべて自分たちで考えました。ゼロからつくるのは大変でしたが、それ以上に悩んだのは「みんなが働きやすい」と思える答えがなかなか見つからなかったことです。
仕事のスタイルや働き方は人それぞれで、集中して作業したい人もいれば、コミュニケーションを大切にしたい人もいる。そのバランスをどう取るか、何がベストなのか、試行錯誤の連続でした。
「これが正解！」という形はないかもしれません。でも、みんなが少しでも快適に働けるように工夫を重ねていくことが、一番大切で難しかったところです。

― 各フロアでこだわったところ

中藪：1階の共有スペースには、ドーナツ型のテーブルを設置しました。いろんな部署の方々が気軽に立ち寄り、ミーティングをしたり、ちょっとした雑談をしたりできるように工夫しました。
普通の会議室だと、どうしても「話す人」と「聞く人」に分かれてしまいますが、円卓にすることで自然と会話が生まれやすくなります。楽しく入りやすい空間になればいいな、と思っています。

東：3階はこれまでの活動を通じて、情報システム課として作業しやすい環境が徐々に整ってきました。今回のリニューアルでは、それをさらにバージョンアップさせた形となっています。
また、部屋内にはミーティングスペースを設け、より円滑なコミュニケーションが可能になりました。加えて、各種配線にもこだわり、配線を見えにくくする工夫を施しています。
今後、さらなるレイアウト変更が必要になった際にも柔軟に対応できる設計となっていて、より快適で効率的な業務環境を目指していきます。

立野：4階のレイアウトは、よりスムーズにコミュニケーションが取れるよう工夫しました。これまで以上にミーティングスペースを多く設けたのもそのためです。 他部署との関わりが多く、打ち合わせを行う機会が多いため、気軽に話し合える環境を整えました。
また、オンライン会議の利用頻度が高いことを考慮し、集中して作業できるブースも設置 しています。コミュニケーションを取りやすい空間と、一人でじっくり考えられるスペースの両方をバランスよく配置することで、より快適に働けるオフィスを目指しました。

― 完成したオフィスで働いてみた感想は。また周りの皆さんからの反響は？

高田：最初は「本当にうまくいくのかな？」という不安もありましたが、実際に働いてみると、思った以上にコミュニケーションが取りやすくなったと感じています。今まであまり話す機会がなかった人とも、自然に会話が生まれるようになりました。
また、フリーアドレスの導入により、その時の業務状況に応じて自由に座る場所を選べるようになったのも大きな変化です。必要に応じてチームの近くで仕事をしたり、一人で集中できるスペースを活用したりと、柔軟な働き方ができるようになりました。
周囲からも「オープンな雰囲気になった」「会話がしやすくなった」といった声が聞かれ、リニューアルしてよかったと実感しています。まだ慣れない部分もありますが、これからさらに働きやすい環境を整えていきたいと思います！

野地：これまでは部署ごとに固定席で座っていたため、同じフロアにいながらも他部署の人と一緒に仕事をする機会は限られていました。業務上のちょっとした相談も、わざわざ席を立ったり、メールでやり取りしたりと、一歩踏み出す手間がかかることも。
でも、フリーデスクを導入したことで、その距離感がぐっと縮まりました。気になることがあればすぐに確認でき、話しかけやすい雰囲気が生まれたことで、部署を超えたコミュニケーションがよりできるようになりました。今後も、柔軟で効率的な仕事のスタイルを築いていきたいです。

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